כל אחד מאיתנו צריך לכתוב מדי פעם מכתב רשמי כזה או אחר אך לצערנו הרבה אנשים נמנעים מכתיבת מכתבים בכלל ושל מכתבים רשמיים בפרט מתוך בורות, עצלות וסתם חוסר ידע. אנחנו כאן כדי לעשות לכם סדר ולעזור לכם לכתוב מכתב רשמי.

מכתב שנשלח בדואר אויר

מה זה מכתב רשמי?

מכתב רשמי יכול לכלול מספר סוגים, כגון מכתב התפטרות, מכתב תודה, מכתב תלונה, מכתב המלצה ועוד. מכתב רשמי מיועד לשליחה לגוף או מוסד כזה או אחר ואף לאישיות מכובדת. בעצם זהו כל מכתב המיועד לשליחה לגוף או אדם הנמצאים במעמד גבוה יותר מהשולח. לכל המכתבים הרשמיים לסוגיהם השונים יש מבנה ייחודי.

  • תאריך – יצויין בראש המכתב הרשמי ויכלול תאריך לועזי / עברי או את שניהם.
  • שם כותב המכתב – פרטים מזהים של כותב המכתב: שם פרטי ומשפחה וכן כתובת.
  • שם הנמען – שם פרטי ומשפחה וכן תפקידו בחברה מסוימת, שם החברה וכתובתה.
  • צורת הפנייה – א.נ., (אדון נכבד) , ג.נ., (גברת נכבדה) או כאשר לא ידוע מין העובד א.ג.נ או לכל מאן דבעי.
  • הנדון – נושא ומטרת המכתב  מודגשים בקו תחתי.
  • גוף המכתב – הצגת נושא המכתב ומטרתו במשפט אחד. יש להתחיל את המכתב במשפט פתיחה (למשל: ברצוני להביא לידיעתך) ואחריו פירוט נושא המכתב בפסקאות שונות לפי תתי הנושאים של המכתב. נהוג שהפסקה הראשונה מתארת את המקרה והפסקה השנייה מפרטת את דרישותיכם/בקשותיכם. אם המכתב עוסק במספר נושאים, יש להקדיש פסקה לכל נושא.
  • סיום – משפט שמציג את בקשות/המלצות/מסקנות כותב המכתב.
  • חתימה – ברכת סיום (בברכה, בכבוד רב),שם המוען וחתימתו. למשל: נודה לך אם תיענה לבקשתנו

מכתב רשמי בניגוד למכתב אישי נכתב על ידי אדם כלשהו לצורך פתרון של בעיה אישית מול גוף או חברה כלשהי: ציבורית, פרטית, ממשלתית ועוד. לכן מכתב רשמי צריך להיות מנוסח בלשון רשמית ותקנית ולהיות חף מטעויות כתיב כלשהן. במכתב רשמי תמיד כותב המכתב ייוצג בגוף ראשון (אני, אנחנו וכו') ואילו הנמען ייוצג בגוף שני יחיד או רבים (את/ה, אתם/ן וכו'). כמו כן קיצורים במכתב רשמי יצויינו בגרש (') וראשי תיבות בגרשיים, למשל קיצור המילה וכולי תיכתב וכו' ואילו המילה תיבת דואר תיכתב ת"ד. במכתב רשמי צריך להקפיד על הפרמטרים הבאים:

  • ענייניות – המכתב צריך להיות ברור וענייני ולהביע בצורה מפורטת את סיבת הפנייה..
  • חלקי המכתב – מכתב רשמי כולל מבנה ייחודי שיפורט בהמשך ויש להקפיד על מבנה זה. חשובה ביותר היא שורת ה"נדון" כי שורה זו מבטאת את נושא המכתב הרשמי ואת מטרתו.
  • דיוק – מכתב רשמי צריך להיות מדויק בפרטיו, כך ציון שם הנמען יכלול את תפקידו ושם הכותב יכלול את כל פרטי הקשר עימו (שם, ת.ז., טלפון, כתובת ועוד). כמו כן אם מזכירים מכתבים או שיחות קודמות שהתקיימו באותו נושא יש לציין זאת, כולל תאריך המכתב/שיחה, שמות הנמענים/משתתפים ותפקידיהם וכל מידע רלוונטי אחר.
  • שפה גבוהה – במכתב רשמי משתמשים בשפה גבוהה, בשמות המשפחה של בעלי תפקידים וכן יש להימנע ככל האפשר משימוש בסלנג.

ביטויים ומושגים שגורים בשימוש בעת כתיבת מכתב רשמי

אג"נ – ראשי תיבות שפירושם אדון, גברת נכבדים. פנייה מקובלת כאשר מגדר הנמען אינו ידוע.

לְכָל מָאן דְּבָעֵי – ביטוי ארמי שמשמעו: לכל המעוניין. זוהי פנייה מקובלת כאשר המכתב אינו ממוען לאדם כלשהו, למשל מכתב המלצה.

מצ"ב – ראשי תיבות שפירושם מצורף בזה. משתמשים בביטוי זה בכל מקרה שמצרפים מסמכים כלשהם למכתב הרשמי.

נ"ב – ראשי תיבות שפירושן "נכתב בצדו" או "נוסף בצדו". ביטוי זה נובע מהביטוי הלטיני NB-Nota Bene-עיין היטב. משתמשים בביטוי זה כאשר מוסיפים הערה בשולי המכתב הרשמי.

 

רוצים לכתוב מכתב רשמי וזקוקים לסיוע? אנחנו כאן