מכתב הוא דבר דואר שנשלח בתוך מעטפה ושמכיל מסר כתוב. למעשה מכתב הוא מונולוג שמיועד למקבל המכתב ולכן כתיבתו נעשית בצורה ייחודית. בעבר מכתבים היו דרך התקשורת היחידה כמעט בין אנשים המרוחקים גיאוגרפית אחד מהשני אך עם ההתפתחות הטכנולוגית פחתה חשיבות המכתבים והם הוחלפו בטלפון ובדואר אלקטרוני. חליפת המכתבים כיום היא נפוצה פחות מאשר בעבר, אך עדיין יש שימוש רב באלמנט תקשורת זה משתי סיבות עיקריות.

  1. מכתב אינו דורש מכשור כלשהו מלבד דף, מעטפה ובול.
  2. הרבה מוסדות (שהם המשתמשים העיקריים היום במכתבים) לא השכילו להתקדם עדיין אל העידן האלקטרוני.
מכתב שנשלח בדואר אויר
מכתב שנשלח בדואר אויר

כתיבת מכתב היא סוגה ייחודית בתחום כתיבת התוכן ויש שני סוגים עיקריים של מכתבים ששונים זה מזה בצורתם ובאמצעים הלשוניים שבהם משתמשים בעת כתיבת התוכן למכתב.

  1. מכתבים רשמיים כגון מכתב התפטרות, מכתב תלונה, מכתבי המלצה, מכתב הפנייה רפואי ועוד. מכתבים מסוג זה נכתבים בדרך כלל למוסד רשמי כלשהו.
  2. מכתבים אישיים כגון מכתבי בקשה, מכתבי התנצלות, מכתבי ברכה, מכתבי תודה, מכתבי אהבה, מכתב אישי בחרוזים ועוד.
כתיבת מכתבים היא טכניקה שהולכת ונעלמת... Click To Tweet

כתיבת מכתבים היא טכניקה שצריכה לקחת בחשבון את האלמנטים הבאים:

  • סוג המכתב – אישי או רשמי. חשוב לזכור שרמת הרשמיות של המכתב עולה ככל שכותב המכתב והנמען מרוחקים זה מזה מבחינה אישית וכך גם רמת הרצינות של התוכן במכתב.
  • נושא המכתב – מכתבים יכולים לעסוק בנושאים שונים וכדאי להגדיר מהו סוג המכתב לפני שכותבים אותו. למשל להפריד מכתב תודה ממכתב התנצלות למרות ששניהם נחשבים לסוג של מכתב אישי.
  • המשלב – מכתב רשמי מאופיין לרוב בשפה גבוהה ואילו מכתב אישי מתאפיין בשפה נמוכה יותר וכולל ביטויי עגה רבים, שמות חיבה ועוד. למשל: במכתב רשמי יצוינו תפקידם ותוארם של הנמען ושל הכותב ואילו במכתב אישי יעשה שימוש בשמות הפרטיים.
  • עריכת המכתב – כדאי לערוך את המכתב כך שכל פסקה תעסוק בעניין אחר ושכל פסקה תמשיך את העניין שהוצג בפסקה הקודמת.

כל מכתב, רשמי או אישי, צריך לבטא את הנושא באופן פשוט, ענייני, מדויק וברור. למרות שכולנו יודעים לכתוב לא כולנו יודעים לכתוב מכתב תוך שימוש בכתיב הנכון ובפיסוק מדויק. אלמנטים אלו חשובים במיוחד בעת כתיבת של מכתבים רשמיים שונים אך גם במכתבים אישיים.

פעם כתיבת מכתבים הייתה נדירה כך שרק מתי מעט עסקו במלאכה הזו. למרבה האבסורד זהו המצב גם כיום: כולנו כותבים פחות מאשר בעבר, גם מכתבים. עם זאת, חשיבותה של הכתיבה בכלל ושל כתיבת מכתבים בפרט רק עלתה כי היא צריכה למשוך תשומת לב מול אלמנטים אחרים: תמונות, סרטונים, קבצי קול ועוד. כתיבת מכתבים היא טכניקה שהולכת ונעלמת ואם אין לכם מוטיבציה, ידע או זמן – אנחנו ממליצים לכם לפנות למומחים בכתיבת מכתבים.