כתיבת נהלים מבטאת סוג של כתיבה בו המחבר כותב על נושא מסוים שדורש הכוונה, הדרכה או הסבר. בקיצור – נוהל. אופן הכתיבה של נהלים הנו תהליך מורכב של כתיבה, שיתוף מידע ומיומנויות. ראשית יש צורך בהבנה מלאה של הנוהל המתאים וסדר הפעולות הנהוג בעסק ורק לאחר מכן יש לכתוב את הנוהל. תוך כדי הכתיבה מתעוררות שאלות ונוהל שנדמה כפשוט ובעל סדר פעולות רציף מתברר כהליך לו הסתעפויות ותתי הסתעפויות.

למה בכלל יש צורך בכתיבת נוהל?

לכל מקצוע ובכל מקום עבודה יש עבור כל פעולה או עבור השגת מטרה מסויימת סדר פעולות אותן יש לבצע לפי ההנחיות ובצורה מדוייקת כדי להגיע לתוצאות הרצויות אותן מכתיב מנהל החברה. לדוגמה, בחברה לבניית אתרים אליה פונה לקוח לשם קבלת הצעת מחיר לבניית אתר יש צורך בנוהל ברור לפיו יעבדו נציגי השירות. האם קודם ללקיחת פרטיו האישיים הם יסבירו על החברה או להפך? האם יתארו קודם את אופן העבודה או שיציגו בשלב הראשון מחיר אטרקטיבי ובכך יגרמו לו להישאר על הקו ולרכוש את השירות? 

כתיבת נהלים היא הדרך היעילה והברורה ביותר להסביר לעובדי החברה נושאים מורכבים ולהנחות אותם. לכן חיוני להכיר את קהל היעד אליו מופנה הנוהל, את צרכיו ואת צורת העבודה הנוכחית, לתכנן את המסמך בהתאם ולכתוב בשפה רהוטה ותקנית ובסגנון ענייני ומדויק תוך הקפדה על סימני פיסוק ותחביר.

בשונה מכתיבה אקדמית, יצירתית או עסקית, הנוהל אינו כולל הקדמה אלא פותח ישירות בנושא המדובר. על מנת להקל את הבנת הנקרא הכותב ישתדל להימנע מלשלב בתוכו מילים ומושגים מורכבים מהעגה המקצועית, כיוון שבכתיבה של נוהל מדובר בהעברת מידע אינפורמטיבי גרידא וזרימת מידע רציפה והגיונית. התוכן מחולק לכותרות משנה ואף לעיתים הוא אינו כתוב כמסמך אלא מוצג בצורה גרפית והמידע מועבר באמצעות תרשימי זרימה אשר תורמים להבנה מהירה יותר של התוכן והופכים את אופן הטמעת המידע בארגון ליעיל יותר.

כתיבה נכונה של נהלים שמפיקים מהם תועלת

כותב נהלים מקצועי משלב כישורי כתיבה, מיומנויות תקשורת, הבנה טכנולוגית ורקע מקצועי רלוונטי כיוון שבנוסף להעברת מידע באמצעות מלל, עליו להיות בקיא בנושא המדובר ועליו להיות מסוגל לנתח את המידע ולהציגו בפורמט קל לקריאה ולהבנה למנהלים ולעובדים.

אנחנו כאן לרשותכם בכל עת…