04-6491136 
אז הילדים חזרו לבתי הספר וכולנו חזרנו לעבודה במלוא המרץ… אבל… לפעמים ולמרות כל הרצון הטוב כשיש צורך לכתוב מייל לגורם עסקי או רשמי, גם אנחנו מוצאים את עצמנו בוהים במסך. פייר, קורה לכולם כי דואר אלקטרוני הוא פלטפורמה מתעתעת. מצד אחד פנייה במייל היא לרוב פנייה אישית אבל מצד שני פנייה לגורם רשמי מצריכה יחס רשמי. אז מה עושים? ואיך מתגברים על הבלבול?
בפוסט הקודם עזרנו לכם להבין איך כותבים מכתב רשמי אבל בפוסט הנוכחי ניתן כמה כלים שיעזרו לכם לסדר את המשפטים טוב יותר בראש – וגם במייל. קבלו מספר משפטים, שעשויים להקל עליכם בכתיבה של מיילים רשמיים:
יום טוב
כשאתם מתכתבים עם גורמים רשמיים חשוב לזכור שמהצד השני בכל זאת נמצאים בני אדם. בחו”ל נהוג להתחיל מיילים שנשלחים ביום שני בברכה “Happy Monday”. אנחנו ממליצים להשתמש בברכה זו גם בימות השבוע האחרים בהתאם ליום, למשל: ביום ראשון לאחל שבוע טוב וביום ה’ לאחל סופ”ש נעים. ומה עם שאר הימים? אפשר פשוט לאחל יום טוב או המשך יום מוצלח. זו דרך מעניינת לשבור את הקרח המקצועי והיא משלבת בהצלחה פנייה אישית ופנייה רשמית.
האם זה מקובל עליך?
כשאתם משתפים את האדם שמקבל את המייל בהרהורי לבכם, יהיה לו קל יותר להיענות לבקשתכם ולשתף איתכם פעולה. למשל: הוסיפו את השאלה “האם זה מקובל עליך?” הוספת שאלה זו מציגה את בקשתכם בצורה עדינה והיא נחשבת כהתייעצות ולא כדרישה. זו אינה שאלה פתוחה אלא שאלה סגורה והמלצה בהסוואה. אתם למעשה ממליצים בפני האדם על כיוון מסוים ורומזים לו שזה הכיוון הנכון. צדק מי שאמר ש”טאקט הוא הכישרון להביע דעה מבלי לרכוש אויב”.
אשמח להיות בקשר
למרות העובדה שאתם פונים לגוף רשמי כלשהו, אתם עדיין מחכים לתשובה, אז איך אומרים את זה בעדינות בלי להעליב את אטיות הביורוקרטיה? פשוט כותבים משפט שמרמז על רצון לקשר עתידי, למשל : “אשמח להיות בקשר”, “אשמח להתעדכן” וכדומה. חשוב להשאיר פרטים אישיים כדי שיוכלו לחזור אליכם. תתפלאו, אבל לרוב זה עובד.
מחמאות
גם גורמים רשמיים אוהבים לקבל מחמאות, ממש כמו בני אדם. אנחנו ממליצים להתחיל כל מייל עסקי או רשמי במשפטים חיוביים אישיים, למשל : “אני נהנה מהשירות שלכם”, “אני חושב שאתם עושים עבודה מצויינת” וכדומה. משפטים אלו מרככים את המסר שלכם שיגיע בהמשך, במיוחד אם הוא שלילי. משפטים אלו יבטיחו שיתייחסו אליכם ברצינות ויש סיכוי גדול יותר שתקבלו מענה חיובי. כשמדובר בגורמים רשמיים זו אפשרות נדירה וחבל לפספס אותה.
תגובה אוטומטית
לצערנו, לרוב אנחנו נתקלים בתגובה אוטומטית של מערכת המיחשוב השונות. גם אז, בררו מה טיבה של התגובה האוטומטית. יתכן ובסופה תגלו הודעה שמבשרת על כך שייתייחסו אל המייל שלכם בימים הקרובים – חכו שבוע (בכל זאת משרד ממשלתי) ונסו לשלוח מייל נוסף.
משפטי סגירה
חשוב מאוד לסיים מייל מקצועי במשפט סגירה המשלב ברכת תודה, למשל: “תודה על סבלנותך”, “תודה על תשומת הלב” וכיוצא בזה. משפטים אלו הם יותר מאשר תודה פשוטה, אלא מביעים הערכה על ההקשבה ושיתוף הפעולה של מקבל המייל. למרות שהמייל נכתב לגורם רשמי, מי שקורא ועונה על המיילים שלכם הם בני אדם שמקדישים לכם מזמנם וממרצם או לפחות הייתם רוצים שהם ינהגו כך. אימרו להם תודה – גם אם לא כל כך בא לכם.
שימוש במחמאות במיילים רשמיים יבטיח שיתייחסו אליכם ברצינות ויש סיכוי גדול יותר שתקבלו מענה חיובי. כשמדובר בגורמים רשמיים זו אפשרות נדירה וחבל לפספס אותה. לכן מומלץ להתחיל כל מייל עסקי או רשמי במשפטים חיוביים אישיים (דוגמאות בפוסט). משפטים אלו מרככים את המסר שלכם שיגיע בהמשך, במיוחד אם הוא שלילי. צריכים עזרה?
חשוב מאוד לסיים מייל מקצועי במשפט סגירה המשלב ברכת תודה. משפטים אלו הם יותר מאשר תודה פשוטה, אלא מביעים הערכה על ההקשבה ושיתוף הפעולה של מקבל המייל. למרות שהמייל נכתב לגורם רשמי, מי שקורא ועונה על המיילים שלכם הם בני אדם שמקדישים לכם מזמנם וממרצם.
כשאתם משתפים את האדם שמקבל את המייל הרשמי בהרהורי לבכם, יהיה לו קל יותר להיענות לבקשתכם ולשתף איתכם פעולה. לכן שימוש בנימה אישית במיילים רשמיים נחשבת לדרך מעניינת לשבור את הקרח הבירוקרטי. אנחנו יודעים שזה קצת מורכב – בגלל זה הקמנו שירות כתיבת מכתבים נהדר.
גופים רשמיים ידועים בהיותם בירוקרטים ויחסית מסורבלים, לכן אם לא קיבלתם תשובה אחרי שבוע – מומלץ שתכתבו מייל נוסף או תשלחו מייל תזכורת לגבי פנייתכם הראשונה.
המשפטים השונים שהובעו כאן משמרים את הקשר העסקי ויוצרים אפקט אישי המשתלב בפן המקצועי.
שאלות ותשובות
פורסם ב: כתיבת מכתבים, כתיבת תוכן
